Voor 23:00 besteld, morgen in huis

Gratis verzending vanaf €17,50

Steun de boekensector

Vergaderen? Niet doen!

Auteur(s): Ellen de Bruin
Taal: Nederlands
1 recensie
Vergaderen? Niet doen!
Vergaderen? Niet doen!
Vergaderen? Niet doen!

Recensie

Aantal recensies: 1

Recensie door: Jona Lendering

Vergaderleed

[Recensie] Toen ik een kennis vertelde dat ik Vergaderen? Niet doen! van Ellen de Bruin aan het lezen was, vertelde hij me dat hij kort daarvoor op een kantoor was geweest waar de afdelingshoofden hadden besloten dit boekje te lezen en er vervolgens, met enige hilariteit, over waren gaan vergaderen. Het illustreert een reflex die we allemaal hebben: bij het minste of geringste overleggen we. Misschien heeft het te maken met een ingebakken Hollandse verslaving aan consensus, maar er zijn ook praktische verklaringen: voor het management is een vergadering dé manier om draagvlak te scheppen. Geef het personeel een stem en het voert een besluit makkelijker uit.

Daar staan serieuze nadelen tegenover. Die zijn helaas maar al te herkenbaar, zelfs voor iemand die, zoals ik, nauwelijks ervaringsdeskundig is: ook al heb ik slechts vier jaar gewerkt aan de Vrije Universiteit en als archivaris bij diverse ministeries, ik kende vrij veel van de door De Bruin beschreven situaties. Beslissingen worden bijvoorbeeld voorgekookt doordat degene die de vergadering organiseert – niet per se de baas – niet alle deelnemers dezelfde informatie geeft. Mensen hechten vooral aan hun eigen ideeën en onderschatten het belang van wat anderen zeggen. Brainstorms leveren weinig op – het is beter om in je eentje wat op papier te zetten.

Nog zo’n herkenbaar iets: mensen die maar niets zeggen omdat ze niet verwachten dat er écht wordt geluisterd. Zo heb ik op een van de archieven waar ik werkte, meegemaakt dat mijn chef in een vergadering zijn punten niet naar voren bracht. Die waren echter belangrijk genoeg: het archief was chronisch onderbemand en de medewerkers kregen er bovendien allerlei taken bij. Er was al een archiefhoofd overspannen naar huis gegaan. Toen ik mijn chef vroeg waarom hij de problemen niet aankaartte, antwoordde hij dat er toch niet werd geluisterd. Ondertussen liepen de achterstanden op en uiteindelijk ging ook mijn chef overspannen naar huis. Arme kerel.

Dit voorval duidt natuurlijk op meer dan een slechte vergadercultuur: het slechte vergaderen was een symptoom van een dieper falen. Omdat vergaderproblemen samenhangen met grotere problemen, is Vergaderen? Niet doen! ook boeiend voor wie zelden vergadert: de inzichten die De Bruin aanhaalt uit de psychologische literatuur, zijn vrij universeel. In feite schetst ze de wetten van de kantoorjungle. Dat mensen alleen in groepjes van twee of drie, of alleen in heel vertrouwde groepen, eerlijk voor hun mening durven uit te komen, is relevant bij alle besluitvorming.

Minder herkenbaar was (althans voor mij) dat mensen collectieve blinde vlekken hebben. We focussen bij vergaderingen op die onderwerpen waarover iedereen kan meepraten, wat betekent dat we doorgaans geen informatie uitwisselen maar het hebben over zaken die we voor de vergadering ook al wisten. Wat dat betekent, licht De Bruin toe met een schokkend hypothetisch voorbeeld:

“Een team veiligheidsanalisten zit in november 1941 te vergaderen. Allemaal hebben ze informatie over een mogelijke aanval op Pearl Harbor, maar iedereen heeft verschillende informatie. En ze hebben ook allemaal iets gehoord over een mogelijke aanval op Burma – daar hebben ze allemaal hetzelfde over gehoord. Dit team zal waarschijnlijk vooral over Burma spreken en de aanval op Pearl Harbor missen.”

Ik stel me zo voor dat de openbaar-vervoerbedrijven op deze manier hebben vergaderd over zaken die voor hen allemaal herkenbaar en begrijpelijk waren, zoals informatie over reizigerskilometers, de mogelijkheid tot tariefdifferentiatie en het rendement van deze of gene verbinding. Na enkele besprekingen kwamen ze zelfs tot een oplossing, de OV-chipkaart. De ene partij zal wel hebben gedacht aan gebruiksgemak, een tweede aan privacy en een derde aan geldschepping, maar dat kwam niet aan de orde. De gevolgen veronderstel ik bekend.

Een scenario dat ik wel van horen zeggen ken, maar zelf nooit heb meegemaakt, is dat een groep soms geforceerd een besluit neemt omdat men moe is en naar huis wil. Het deed me denken aan de rechtbankfilm Twelve Angry Men, waarin de jury snel een ‘schuldig’ wil uitspreken. Eén van de gezworenen weigert daarmee in te stemmen en verhindert daarmee dat een onschuldige wordt veroordeeld. Erg realistisch is dat niet, zo ontdekte ik in Vergaderen? Niet doen!. De Bruin legt uit dat individuen hun mening vrij snel bijstellen, ook in experimenten waarin de proefpersonen evident zelf een correct oordeel hadden en moesten samenwerken met acteurs die even evident onzinnige inschattingen gaven. In het echt zal de enige die in een jury echt nadenkt, meegaan met de fouten van de anderen.

Dat is wat Vergaderen? Niet doen!, luchtig geschreven als het is, zo beklemmend maakt: dat er allerlei mechanismen zijn waardoor groepen mensen komen tot slechte beslissingen. Collectieve blinde vlekken, angst voor een baas die niet op ongewenste informatie zit te wachten, groepsdruk. En het ergste: het feit dat degenen die zichzelf overschatten, ook degenen zijn die de meeste aandacht krijgen. Alles lijkt samen te spannen om een ramp te veroorzaken.

Desondanks hebben vergaderingen wel degelijk nut: ik noemde al dat er draagvlak kan worden geschapen. Ik denk bovendien dat er zoiets bestaat als goed voorzitterschap. Illustratief daarvoor zijn de tapes die president Kennedy liet meelopen tijdens de beraadslagingen over de Cuba-crisis. De aanwezigen hebben dezelfde stukken gelezen (g.e.l.e.z.e.n.), terwijl president Kennedy zoekt naar afwijkende meningen en er geen twijfel over laat bestaan dat wie iets vreemds oppert, niet bang hoeft zijn voor consequenties. Kennedy kon het vertrouwen schenken waarin een vergadering goed uitpakte. Vergelijk dat eens met de vergaderingen van president Nixon, die eveneens op tape zijn vastgelegd: hij accepteert afwijkende meningen niet en zijn adviseurs streven naar consensus.

Ik heb zo’n vermoeden dat het verschil iets heeft te maken met het karakter van de voorzitter: het moet iemand zijn die voldoende zelfvertrouwen bezit om niet bang te zijn voor mensen met een andere mening, maar die niet zó overtuigd is van zichzelf dat hij andermans mening niet meer hoeft te kennen. Zulke mensen zijn echter zeldzaam en ik vrees dat de toekomst behoort aan even ambitieuze als incompetente managers.

En aan medewerkers die de moed niet hebben er iets van te zeggen. Dat vind ik eigenlijk nog het ergste. Incompetentie en domheid zijn ergerlijk, maar zo’n baas weet nou eenmaal niet beter. Maar op een vergadering instemmen met beleid waarvan je weet dat het niet deugt, dat vind ik echt erg (en ik heb er al eens eerder over geschreven). Arme samenleving.

Eerder verschenen op Mainzer Beobachter

Samenvatting

Vergaderen? Niet doen! van Ellen de Bruin verklaart de oorlog aan saaie, vervelende en zinloze vergaderingen. Die moeten verdwijnen. Om dat duidelijk te maken zocht en vond Ellen de Bruin wetenschappelijk onderzoek dat het idee dat vergaderen nut heeft grondig ondermijnt.

Vergaderen brengt het slechtste in mensen naar boven. Sommige mensen doen hun mond niet open, anderen zijn niet meer tot zwijgen te brengen. Die blijven maar laaghangend fruit zoeken, targets uitrollen en punten op de horizon plaatsen. En er wordt nooit iets besloten, want daar is iedereen uiteindelijk te uitgeput voor. Of het was allemaal toch al van tevoren bekokstoofd.

Vergaderen? Niet doen! bevat ook interviews met ervaringsdeskundigen: taalexpert Paulien Cornelisse, hoogleraar organisatiepsychologie Aukje Nauta, kunsthistoricus Henk van Os, socioloog Paul Schnabel en de makers van Fokke & Sukke, RGvT, die elke dag vergaderen. Hoe houden ze het vol?

Toon meer Toon minder
€ 18,50

Verwachte leverdatum: woensdag 28 april


Taal
Nederlands
Bindwijze
Paperback
ISBN
9789047007708
Verschijningsdatum
november 2014
Druk
1
Aantal pagina's
pagina's
Illustraties
Ja
Nurcode
780: Economie en bedrijf algemeen
Thema's
  • Economie, Financiën, Bedrijf en Management
  • Bedrijfsmanagement
  • Management en managementtechnieken
  • Besluitvormingsmanagement
Categorieën

Uitgever
Business Contact

Service & contact

Heb je ons nodig? Onze klantenservice helpt je graag verder

Klantenservice

Gratis bezorging

vanaf € 17,50

Retourneren

retourneer je artikel

Op werkdagen voor 23:00 besteld

morgen in huis

Stevig verpakt

bezorgd door PostNL

Veilig en snel winkelen

Betaalmogelijkheden