Moet je vanuit je rol regelmatig een vergadering leiden? Wellicht heb je dan al opgemerkt dat dit een kleine uitdaging is. Je bent namelijk van verschillende factoren afhankelijk, waaronder de mensen die deelnemen aan de vergadering.
Je laat hen niet precies doen wat jij graag wilt. Mede daarom is het belangrijk om als voorzitter van een vergadering echt boven de groep te staan. Daarvoor komen onderstaande tips maar al te goed van pas.
Bereid de vergadering goed voor
Het is ten eerste belangrijk om de voorbereiding goed voor te breiden. Pak je pen en notitieboek erbij, maak een agenda en zet alle belangrijke punten op de agenda. Werk deze agendapunten uit en vertaal dit vervolgens naar een duidelijke PowerPoint presentatie.
In de PowerPoint presentatie kun je op bijvoorbeeld de tweede slide de agenda benoemen. In de daaropvolgende slides werk je alle agendapunten uit. Of je laat dit over aan de deelnemers van de vergadering.
Zorg dat je uitgerust bent
Vergaderen is behoorlijk inspannend. Een vergadering succesvol leiden is over het algemeen nog vermoeiender. Je moet er daarom voor zorgen dat je uitgerust bent. Start uitgerust aan je vergadering, zodat je makkelijk je ogen openhoudt. Hiermee voorkom je ook een kleine uitglijder of dat je de vergadering niet meer kunt volgen.
Zorg voor de juiste attributen
Bij een vergadering heb je hoe dan ook meerdere attributen nodig. Dit begint al bij een fijne vergaderruimte. Reserveer deze ruimte op tijd en zorg direct voor voldoende zitplekken in de vergaderruimte.
Verder heb je ook verschillende apparaten nodig. Denk hierbij aan een beamer, een laptop, een pointer en eventueel een muziekinstallatie. Een en ander hangt uiteraard van het soort vergadering af. Ook hangt het een en ander af van de invulling van de vergadering.
Nodig de juiste mensen uit
Wil je een vergadering organiseren? Dan is het belangrijk om goed over de ‘gastenlijst’ na te denken. Wie moet er precies naar de vergadering komen? Wat is de rol van iedereen die uitgenodigd wordt? Kijk hier even goed naar en breng dit allemaal duidelijk voor jezelf in beeld. Dit maakt het succesvol leiden van de vergadering namelijk een stuk eenvoudiger.
Heb altijd een pen op zak
Tijdens de vergadering moet je mogelijk aantekeningen maken. Zorg daarom altijd voor een notitieboek en zorg ervoor dat je altijd een pen op zak hebt. Vind je het belangrijk dat de pen fraai oogt en lekker schrijft? Kies dan voor een fraaie parker pen.
Trek voldoende tijd uit
Niks is zo irritant als met haast te moeten vergaderen. Tegelijkertijd is het ook niet wenselijk dat de vergadering té lang duurt. Je moet daarom op voorhand al voldoende tijd voor de vergadering uittrekken.
Is dit eenvoudig? Nee, allerminst. Zoals eerder in dit artikel al aangegeven, ben je altijd afhankelijk van de mensen die deelnemen aan de vergadering. Het is aan jou de taak om hen op de juiste manier te sturen. Daarmee oefen je alle mogelijke invloed uit op de tijdsduur van de vergadering.
—